O que não é medido não pode ser melhorado, não é mesmo? Por isso que existem profissionais de Sales Ops sempre prontos para trazer grandes insights nas maiores empresas do mercado.
A Drivops é uma empresa que gosta de trabalhar com dados. Nosso business está totalmente vinculado ao mundo data-driven e das rotinas de otimização.
Por isso, sempre estamos falando desses assuntos em nossos textos, que orbitam temas de dados e business intelligence (BI).
Hoje a proposta é ajudar aqueles que também buscam começar ou inaugurar essas áreas de dados e de melhoria contínua no setor de vendas, como é o caso do profissional de Sales Ops, Revenue Ops, e claro, de BI.
“Afinal, como começar do zero uma área de Sales Ops Operations em uma empresa? Qual o melhor caminho?”
Para mapear sua própria equipe ou tomar a melhor decisão de contratação de experts na área, criamos esse super artigo que vai te orientar naquele momento em que você estiver finalmente criando um Sales Ops de qualidade e de alta performance, independente do tamanho do seu negócio.
No fim do dia, é uma questão de ter pessoas preparadas, mas também as ferramentas e softwares certos. Vamos lá entender?
O que é Sales Ops?
O Sales Ops, ou o time de sales operations, é a área ou time responsável pelas operações de venda, o que torna eles adeptos de várias ferramentas e rotinas de inteligência de dados e de vendas como um todo.
Os times de Sales Ops são aquelas que conseguem gerar dashboards de data visualization para o uso de suas equipes, e que são lembradas sempre na hora de fornecer informações para apresentações (quem nunca pediu uns gráficos para o pessoal de BI?).
Portanto, essa área pode fornecer melhores informações aos vendedores, SDRs e pessoal de marketing, otimizando todo o funil de vendas e de geração de leads do negócio!
Em algumas empresas, o Sales Ops pode ser apenas uma pessoa, a qual é o braço direito do head de vendas. Isso é melhor explicado no vídeo abaixo, que dá o exemplo de empresas onde o Sales Ops está dando seus primeiros passos:
Qual a importância de ter uma área de Sales Ops?
Toda empresa que conta com essa área tem maior previsibilidade das vendas e do rumo do negócio, uma vez que o setor de vendas se torna data-driven (movido a dados).
O profissional de Sapes Ops, mesmo que sozinho, pode impactar o negócio sem gastar mais dinheiro e recursos, e pode otimizar o trabalho de várias áreas. Isso se deve ao fato dele fornecer suporte com informações que foram geradas em vendas passadas, assim como suas integrações com diversas ferramentas de martech (termo que coloca marketing e “tech” juntos) do negócio.
Líderes de vendas conseguem ter acesso a painéis de desempenho graças a essa área, que começam a agilizar vendas ou até mesmo a prevenir certas perdas no eixo marketing-vendas da empresa.
Segundo a McKinsey, empresas com equipes de Sales Operartions chegam a ter de 20% 30% de aumento na produtividade dos vendedores.
Há outros fatores também que tornam essa profissão ou área importante, que é diminuição de perda de negócios, que normalmente surgem quando há “furos no funil” da empresa.
Em outras palavras, o mesmo número de oportunidades começam a gerar mais vendas e fechamentos (5% ou 7% de otimização nesses processos podem representar milhões de reais em certas empresas!).
Quais as principais tarefas e objetivos de um time de Sales Ops?
Para resumir bem o que um time de Sales Ops faz, vamos colocar abaixo suas principais atividades e objetivos:
- Tornar os processos de vendas mais eficientes;
- Coletar dados, e criar integrações para tal (falaremos disso mais adiante);
- Encontrar brechas e “furos” no processo de vendas;
- Desenvolver relatórios sobre o desempenho de vendas ou da empresa como um todo;
- Propor inovações e otimização constante.
Se queremos melhorar algo, seus resultados devem ser sempre medidos e acompanhados por alguém.
Dessa forma, quem nunca separa de lado as informações geradas no negócio, principalmente no setor de vendas, corre o risco de perder muitas oportunidades.
O Sales Ops da empresa é o centro de informações do qual as equipes de vendas dependem para tomar decisões críticas. Eles criam previsões (forecasts) e trazem de forma visual “como está a saúde de um negócio”.
Por isso eles também mostram quais são as áreas problemáticas de uma empresa, e servem como um grande suporte dos heads de áreas de vendas e marketing, podendo também ser grande aliada do CEO (isso nas startups, claro).
E agora que já foi falado do seu papel e principais vantagens, vamos abordar como seu time de Sales Ops pode começar em sua empresa.
O passo a passo para inaugurar a área de Sales Ops
Definição de funções e montagem da equipe
Antes de mais nada, defina quais serão as responsabilidades da equipe de Sales Operations. Isso pode incluir atividades como previsão de vendas, análise de dados, gestão de pipeline, definição de metas e métricas de desempenho, entre outras.
Mas note que para definir o que será feito, você deve entender qual problema mais assombra seu negócio no momento.
Isso não é difícil de ser notado, uma vez que provavelmente é sempre abordado em suas reuniões com a equipe.
Somente com a identificação do que você precisa que será possível ir atrás de novos colaboradores ou da busca por aprimoramento internamente.
Leia também: Os melhores rituais de Gestão em times de vendas
Contratações ou treinamentos?
Contratar pessoas de Sales Ops ou criar treinamentos internos, qual a melhor saída?
A melhor resposta pode ser a mistura de ambos. Contratar alguém experiente de fora, mas também dar a oportunidade a alguem do time de aprender com essa pessoa mais sênior. O inverso também funciona, com pessoas com menos experiencia entrando para ajudar o “lobo solitários” dos dados que já está na empresa…
Sobre os treinamentos, isso seria o mesmo que investir na formação de alguém que já é da empresa, o que pode funcionar muito bem quando não há urgência ou há interesse real de algum analista de marketing ou vendedor.
Então o que você deve fazer: Contrate ou prepare/treine profissionais para desenvolverem expertise em análise de dados, processos de vendas, CRM (Customer Relationship Management), e outras áreas relevantes como Growth Hacking.
Escolha de Ferramentas e Tecnologias de suporte
Time de Sales Ops é sinônimo de boas ferramentas de dados, ponto.
Sem essas ferramentas, o trabalho da área chega até mesmo a ser incoerente e duvidoso, uma vez que seria “tudo feito à mão” com tabelas de excel infinitas.
Sendo assim, é necessário escolher um sistema de CRM adequado para rastrear leads, oportunidades e interações com os clientes. Além disso, você deve considerar ferramentas de análise de dados e automação de vendas para otimizar processos.
Uma ferramenta que vai te ajudar muito com visualização e gestão de dados é a Drivops, feita para tornar um setor de Sales Ops realmente eficiente a todo momento.
Esse tipo de ferramenta é a grande virada no jogo entre um time de Sales Operations básico e um com ferramentas e habilidades mais avançadas:
Obviamente há outras ferramentas e integrações que podem ser feitas, que podem conectar as informações do seu site, os anúncios pagos e muito mais. Mas este tema deixamos ele separado mais adiante no texto.
Depois de alinhar sobre ferramentas, temos então os números e as métricas do negócio!
Definição de Métricas e KPIs
Agora que você já tem em mãos as ferramentas e softwares de suporte, será necessário determinar as métricas-chave para medir o desempenho da equipe de vendas e a eficácia das operações.
Isso pode incluir métricas como taxa de conversão, tempo médio no ciclo de vendas, valor do contrato médio, entre outras.
Aqui o ideal é que a própria área ou profissional de Sales Ops entenda e venha com suas sugestões de quais os melhores KPIs (key performance indicator) a serem usados na empresa.
Tudo isso deve estar bem visível e de fácil acesso para as equipes, que poderão ver seus dashboards com as informações do negócio – assim como os indicadores aptos ou não a uma ação naquele momento.
Ferramentas essências de Sales Operations que sua empresa deverá ter
Se a conversa é sobre começar uma área de Sales Ops, então temos que analisar brevemente um pouco das ferramentas que serão usadas ali.
Sem o uso das ferramentas adequadas, o resultado das operações de vendas vai tender a ser insatisfatório, uma vez que são muitos dados e objetos/metas simultâneas a serem mexidas pela equipe.
Abaixo deixo o que é primordial:
1.CRM – Customer Relationship Management
O CRM tem a função de facilitar as interações das forças de vendas com seus prospects (clientes potenciais) e clientes.
É graças a essas ferramentas que os vendedores conseguem controlar e acompanhar seus e-mails, ligações e números de interações com eles.
Além disso, um CRM permite que um vendedor ou time de marketing não cometa gafes, como atrasar processos ou duplicar eles (mandar uma proposta para alguém que já tinha visto e coisas do tipo).
O mais interessante de um CRM é sua capacidade de documentar tudo que é feito, fazendo com que uma empresa saiba tudo que ocorreu com um cliente ou prospect mesmo anos depois de suas primeiras interações.
Como exemplo de ferramenta nesse quesito, temos a Ploomes, que é super completa na hora de rastrear leads e facilitar vendas B2B.
2.Ferramenta de Data Visualization
Já que essa área trabalha com dados e insights, o mínimo esperado deles é que tudo esteja visível para o resto da empresa.
Todos programas o portais usados pela empresa, como o Google e ferramentas de anúncios, devem estar aptas a serem mostradas em algum lugar centralizado.
Como exemplo de ferramenta de visualização de dados temos o próprio Power B.I, que é uma ferramenta clássica de dashboards e gráficos contendo informações do negócio.
3.Integrações de Martech (várias)
Sem as integrações, uma empresa poderá sofrer o triste destino de ter que operar 20, 30 ou mais sites/ferramentas de forma.
Digamos, por exemplo, que sua equipe precise de um conjunto específico de informações para gerar relatórios de marketing. Os dados necessários para este relatório estão espalhados por várias fontes.
Se quisesse dados e informações, você precisaria gastar bastante tempo navegando por essas tools e portais de maneira individual. Além disso, por não se integrarem, deveria recolher tudo manualmente, o que tornaria seu data analytics incoerente.
Mas não basta ter um Power B.I e achar que tudo estará integrado. Temos também a parte operacional, que pode exigir automações e ações orquestradas.
As ferramentas de integração de dados são projetadas para extrair automaticamente todos os dados de que você precisa, além de permitir a automação de marketing e vendas em certos casos.
[Dica: se o assunto sobre integrações for obscuro para você, seria interessante pesquisar online, uma vez que é um assunto extremamente vasto do ponto de vista de Sales Ops e Marketing]
4.Drivops e ferramentas de Sales Ops
Essa é a última fronteira, que separa os iniciantes da próxima fase no mundo dos dados: as ferramentas de data intelligence e Sales Ops.
Com a ajuda desse tipo de tecnologia seu time de vendas não ficará mais na mão quando o assunto for planejamento futuro e imediato. Afinal ,muitas oportunidades e metas não são batidas por causa de dados que não são capturados e mostrados em CRMs e outras ferramentas de martech.
De forma resumida, uma ferramenta como a Drivops pode te ajudar com:
- Informações do CRM e de vendas ainda ficariam escondidas, mesmo com tudo que foi feito acima;
- Na hora de tomar decisões rápidas e eficientes, a Drivops dá essa agilidade e destreza ao Head de vendas;
- Traz a possibilidade de melhorar seu time de vendas com a análise de perfis dos vendedores.
Por isso, quando o time de Sales Ops quer se diferenciar e avançar com seus resultados, é que indicamos que façam uma experiência com nossa plataforma:
Integrando o Sales Operations ao resto da empresa
Aqui chegamos na etapa final da implementação de uma time ou da contratação de pessoas de Sales Ops em uma empresa.
Depois da chegada desse pessoal, é necessário integrá-los com o restante da equipe.
De nada adianta ter um profissional de dados e que sabe extrair informações, se o restante da empresa não souber como usar isso ao favor deles.
Parece bobo, mas já vi isso acontecer em empresas que trabalhei no passado: as pessoas não utilizavam a expertise do profissional de dados para ajudar com apresentações ou em propostas para clientes.
Claro que a função é mais estratégica e é lembrada para os planejamentos de vendas, mas nada impede de fazer com que aquele analista de Sales Ops ou Rev Ops dê maior suporte e participe ativamente das ações do pessoal de vendas e marketing.
